Welke brief heeft u nodig?
- Uw klant is een particulier. Gebruik de 14-dagenbrief. Zonder deze brief kunt u geen incassokosten in rekening brengen.
- Uw klant is een bedrijf. Gebruik de ingebrekestelling voor bedrijven. Tussen bedrijven gelden minder strenge regels.
Vul alles tussen vierkante haken in en haal de haken weg. Het bedrag aan incassokosten berekent u met de rekenhulp incassokosten.
Voorbeeldbrief 1: de 14-dagenbrief voor particulieren
[Uw bedrijfsnaam]
[Straat en huisnummer]
[Postcode en plaats]
[Naam klant]
[Straat en huisnummer]
[Postcode en plaats]
[Plaats], [datum]
Betreft: aanmaning factuur [factuurnummer]
Geachte [heer/mevrouw] [achternaam],
Op [factuurdatum] hebben wij u factuur [factuurnummer] gestuurd voor [omschrijving van de levering of dienst]. Het bedrag van € [bedrag] had uiterlijk op [vervaldatum] betaald moeten zijn. Wij hebben nog geen betaling van u ontvangen.
Wij verzoeken u het bedrag van € [bedrag] te betalen binnen 14 dagen vanaf de dag nadat deze brief bij u is bezorgd. U kunt het bedrag overmaken op [IBAN] ten name van [naam rekeninghouder], onder vermelding van factuurnummer [factuurnummer].
Betaalt u niet binnen deze termijn, dan geven wij de vordering uit handen. U bent dan naast het openstaande bedrag ook buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd van € [bedrag incassokosten]. Daarnaast kunnen wij dan de wettelijke rente in rekening brengen.
Hebben deze brief en uw betaling elkaar gekruist, dan kunt u deze brief als niet verzonden beschouwen. Heeft u vragen over de factuur, neem dan contact met ons op via [telefoonnummer] of [e-mailadres].
Met vriendelijke groet,
[Naam]
[Uw bedrijfsnaam]
Waar moet een 14-dagenbrief aan voldoen?
Bij een particulier mag u pas incassokosten rekenen als u eerst een aanmaning heeft gestuurd die aan de wet voldoet. Rechters wijzen de incassokosten af als de brief niet klopt. Let daarom op het volgende:
- Verstuur de brief pas na de vervaldatum. Stuur hem dus niet tegelijk met de factuur.
- Geef een termijn van minimaal 14 dagen, te rekenen vanaf de dag na ontvangst. De Rechtspraak raadt de formulering in de voorbeeldbrief aan: betalen "binnen 14 dagen vanaf de dag nadat deze brief bij u is bezorgd". Een langere termijn mag, mits die ook vanaf de ontvangst loopt. Een andere formulering kan als verwarrend worden gezien.
- Noem het exacte bedrag aan incassokosten. Dus niet alleen dat er kosten volgen, maar hoeveel. Kunt u de btw niet verrekenen, dan noemt u het bedrag inclusief btw.
- Zorg dat u kunt aantonen dat de brief is ontvangen. Komt het tot een procedure, dan moet u laten zien wanneer de brief is verstuurd en zo mogelijk wanneer hij is ontvangen. Bewaar een kopie.
Bron: rechtspraak.nl, aanbeveling over de 14-dagenbrief.
Voorbeeldbrief 2: ingebrekestelling voor bedrijven
[Uw bedrijfsnaam]
[Straat en huisnummer]
[Postcode en plaats]
[Naam bedrijf debiteur]
T.a.v. [naam contactpersoon of crediteurenadministratie]
[Straat en huisnummer]
[Postcode en plaats]
[Plaats], [datum]
Betreft: ingebrekestelling factuur [factuurnummer]
Geachte heer, mevrouw,
Volgens onze administratie staat factuur [factuurnummer] van [factuurdatum] nog open. Het gaat om een bedrag van € [bedrag], dat uiterlijk op [vervaldatum] betaald had moeten zijn. Wij hebben nog geen betaling ontvangen.
Wij verzoeken en zo nodig sommeren u het bedrag van € [bedrag] binnen 14 dagen na de datum van deze brief over te maken op [IBAN] ten name van [naam rekeninghouder], onder vermelding van factuurnummer [factuurnummer].
Over het openstaande bedrag bent u de wettelijke handelsrente verschuldigd. Betaalt u niet binnen de gestelde termijn, dan geven wij de vordering zonder nadere aankondiging uit handen. U bent dan ook buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd van € [bedrag incassokosten].
Heeft u inmiddels betaald, dan kunt u deze brief als niet verzonden beschouwen. Is er een reden waarom u de factuur niet betaalt, laat ons dat dan binnen dezelfde termijn schriftelijk weten.
Met vriendelijke groet,
[Naam]
[Uw bedrijfsnaam]
Waar let u op bij een zakelijke klant?
- Rente loopt vaak al. Is er een betalingstermijn afgesproken, dan is de wettelijke handelsrente in de regel verschuldigd vanaf de dag na de vervaldatum. Is er geen termijn afgesproken, dan vanaf 30 dagen na ontvangst van de factuur. Lees meer over rente.
- Incassokosten. Zonder andere afspraak geldt de wettelijke staffel. In uw algemene voorwaarden of de overeenkomst kunt u andere incassokosten afspreken.
- Schriftelijk en aantoonbaar. Een schriftelijke aanmaning stuit ook de verjaring, maar alleen als u kunt bewijzen dat de debiteur hem heeft ontvangen.
Betaalt de debiteur ook na de aanmaning niet?
Dan is het tijd om de vordering uit handen te geven. Wij sturen een juridisch onderbouwde sommatie van een advocaat en verhalen rente en incassokosten op de debiteur. Een losse opdracht kost eenmalig € 85 exclusief btw, verder no cure no pay. Dien uw incasso direct online in of lees eerst wat u kunt doen als een factuur niet wordt betaald.
Deze voorbeeldbrieven zijn een hulpmiddel. Elke situatie is anders. Twijfelt u, bel ons dan op 0412 629 151.
Veelgestelde vragen
Mag ik de 14-dagenbrief tegelijk met de factuur sturen?
Nee. De 14-dagenbrief verstuurt u pas als de betalingstermijn van de factuur is verstreken. Een aanmaning die met de factuur wordt meegestuurd, geldt niet als 14-dagenbrief.
Hoeveel incassokosten mag ik in de brief noemen?
Bij een particulier volgen de incassokosten uit de wettelijke staffel: 15% over de eerste € 2.500 van de hoofdsom, aflopend daarna, met een minimum van € 40. Met de rekenhulp op onze pagina over kosten berekent u het exacte bedrag.
Moet ik ook bij een bedrijf een 14-dagenbrief sturen?
Nee, de strenge eisen van de 14-dagenbrief gelden alleen bij particulieren. Bij een bedrijf is een duidelijke schriftelijke aanmaning met een redelijke termijn wel verstandig, ook om de verjaring te stuiten.
Wat als de debiteur na de brief nog steeds niet betaalt?
Dan kunt u de vordering bij ons indienen. Wij sturen een sommatie van een advocaat en procederen zo nodig. Rente en incassokosten verhalen wij op de debiteur.