Kort antwoord: Een betalingsherinnering stuurt u enkele dagen nadat de betalingstermijn van uw factuur is verstreken. Het is een vriendelijke brief of e-mail waarin u de klant wijst op de openstaande factuur en vraagt alsnog te betalen. Noem het factuurnummer, de factuurdatum, het bedrag, de vervaldatum en uw rekeningnummer. Dreig bij een particulier niet met incassokosten: die mag u pas rekenen na een correcte 14-dagenbrief.
Wat is een betalingsherinnering?
Een betalingsherinnering is een bericht aan een klant die een factuur niet op tijd heeft betaald. U wijst hem op de openstaande factuur en vraagt hem het bedrag alsnog over te maken. Het is de eerste, vriendelijke stap. Pas als de herinnering niets oplevert, volgen een aanmaning en zo nodig een ingebrekestelling.
Voor een herinnering gelden geen wettelijke vormvereisten. U bepaalt zelf de vorm en de toon. Wel is het verstandig om de herinnering zo op te stellen dat u er later op kunt terugvallen.
Wanneer stuurt u een betalingsherinnering?
Stuur de herinnering enkele dagen nadat de betalingstermijn is verstreken. Zo geeft u een betaling die onderweg is de tijd om binnen te komen. Controleer vlak voor het versturen of er inmiddels is betaald.
Wacht niet te lang. Hoe eerder u reageert, hoe duidelijker het voor de klant is dat u op tijdige betaling rekent. Ondernemersplein raadt aan de klant ook te bellen. U hoort dan meteen of de factuur is ontvangen en of er een probleem is.
Wat zet u in een betalingsherinnering?
- Het factuurnummer en de factuurdatum.
- Een korte omschrijving van de levering of dienst.
- Het openstaande bedrag en de oorspronkelijke vervaldatum.
- Een nieuwe, concrete datum waarop u de betaling verwacht.
- Uw IBAN en de naam van de rekeninghouder, met het factuurnummer als omschrijving.
- Hoe de klant u kan bereiken als er iets niet klopt.
- Een kopie van de factuur als bijlage.
- Een zin voor het geval de herinnering en de betaling elkaar hebben gekruist.
Welke toon kiest u?
Ga ervan uit dat het om een vergissing gaat. Schrijf vriendelijk, kort en zakelijk. Vermijd verwijten en dreigementen. Bied ruimte voor vragen: zo hoort u op tijd of de klant het niet eens is met de factuur. Dat is nuttige informatie als u later verdere stappen moet zetten.
Mag u rente en incassokosten noemen?
Dat hangt af van wie uw klant is.
Uw klant is een particulier
Bij een particuliere klant moet u eerst een kosteloze aanmaning sturen. Voor de herinnering rekent u dus geen kosten. Buitengerechtelijke incassokosten zijn pas verschuldigd nadat de klant, na het intreden van het verzuim, tevergeefs is aangemaand om binnen 14 dagen te betalen, met vermelding van de gevolgen en het bedrag aan incassokosten (art. 6:96 lid 6 BW). Dat is de 14-dagenbrief. Een gewone herinnering voldoet daar niet aan. Schrijf in een herinnering aan een particulier daarom niet dat er incassokosten verschuldigd zijn.
Wel kunt u de klant laten weten dat u wettelijke rente in rekening brengt als hij niet betaalt. Die rente is verschuldigd zodra de klant in verzuim is (art. 6:119 BW). Lees meer over de wettelijke rente.
Uw klant is een bedrijf
Tussen bedrijven is de wettelijke handelsrente verschuldigd vanaf de dag na de afgesproken uiterste betaaldatum. Is geen datum afgesproken, dan in de regel vanaf 30 dagen na ontvangst van de factuur (art. 6:119a BW). Bij een handelsovereenkomst is daarnaast minimaal € 40 aan incassokosten verschuldigd vanaf de dag na de uiterste betaaldatum, zonder aanmaning (art. 6:96 lid 4 BW). U mag dat in de herinnering noemen. U kunt er ook voor kiezen de eerste herinnering vriendelijk te houden en de kosten pas in de aanmaning te noemen. De hoogte van de wettelijke incassokosten berekent u met de rekenhulp incassokosten.
Herinnering per e-mail of per brief?
Een herinnering per e-mail is snel en meestal voldoende. Stuur hem naar het adres waar de factuur naartoe ging, bij een bedrijf bij voorkeur naar de crediteurenadministratie. Verstuurt u de herinnering per post, stuur dan ook een kopie per e-mail.
Denk ook aan later. Een schriftelijke aanmaning stuit de verjaring van uw vordering (art. 3:317 BW). Dat werkt alleen als u kunt aantonen dat de klant het bericht heeft ontvangen. Bewaar daarom elke verstuurde herinnering en elke reactie van de klant.
Voorbeeld betalingsherinnering
Deze voorbeeldtekst is geschikt voor zowel particuliere als zakelijke klanten. U kunt hem als brief of als e-mail gebruiken. Vul alles tussen vierkante haken in en haal de haken weg. De tekst dreigt bewust niet met kosten, zodat hij ook bij particulieren juridisch klopt.
[Uw bedrijfsnaam]
[Straat en huisnummer]
[Postcode en plaats]
[Naam klant of bedrijf]
[T.a.v. naam contactpersoon, alleen bij een bedrijf]
[Straat en huisnummer]
[Postcode en plaats]
[Plaats], [datum]
Betreft: betalingsherinnering factuur [factuurnummer]
Geachte [heer/mevrouw] [achternaam],
Op [factuurdatum] hebben wij u factuur [factuurnummer] gestuurd voor [omschrijving van de levering of dienst]. Het bedrag van € [bedrag] had uiterlijk op [vervaldatum] betaald moeten zijn. Volgens onze administratie hebben wij dit bedrag nog niet ontvangen.
Mogelijk is de factuur aan uw aandacht ontsnapt. Wij verzoeken u vriendelijk het bedrag van € [bedrag] uiterlijk op [nieuwe betaaldatum] over te maken op [IBAN] ten name van [naam rekeninghouder], onder vermelding van factuurnummer [factuurnummer]. Een kopie van de factuur sturen wij mee.
Klopt er iets niet aan de factuur of heeft u vragen? Neem dan contact met ons op via [telefoonnummer] of [e-mailadres]. Wij zoeken dan graag samen met u naar een oplossing.
Heeft u het bedrag inmiddels betaald, dan kunt u deze herinnering als niet verzonden beschouwen.
Met vriendelijke groet,
[Naam]
[Uw bedrijfsnaam]
Bijlage: kopie factuur [factuurnummer]
Herinnering, aanmaning of ingebrekestelling: wat is het verschil?
| Brief | Wanneer | Toon en inhoud |
|---|---|---|
| Betalingsherinnering | Enkele dagen na de vervaldatum | Vriendelijk. Geen kosten, geen dreigementen. |
| Aanmaning of 14-dagenbrief | Als de herinnering niets oplevert | Dringend. Een laatste termijn en de gevolgen van niet betalen. Bij een particulier met het exacte bedrag aan incassokosten. |
| Ingebrekestelling | Als de klant nog niet in verzuim is | Schriftelijk, met een redelijke termijn. Na die termijn is de klant in verzuim (art. 6:82 BW). |
In de praktijk vallen de aanmaning en de ingebrekestelling vaak samen in één brief. Voorbeeldteksten voor beide vindt u op de pagina voorbeeldbrief aanmaning en 14-dagenbrief.
Wat als de klant na de herinnering niet betaalt?
- Bel de klant. Vraag of de factuur is ontvangen en of er een reden is om niet te betalen.
- Stuur een schriftelijke aanmaning. Bij een particulier is dat de 14-dagenbrief. Gebruik onze voorbeeldbrief aanmaning.
- Kan de klant niet in één keer betalen? Leg een betalingsregeling dan schriftelijk vast.
- Geef de vordering uit handen als ook de aanmaning geen betaling oplevert.
Geeft de klant een reden om niet te betalen, bijvoorbeeld dat het werk niet goed is of dat hij iets wil verrekenen? Lees dan eerst over opschorting en verrekening. Het volledige stappenplan staat op de pagina factuur niet betaald, wat nu?
Wilt u het niet zelf doen? Bij Lievekamp Incasso ontvangt de debiteur een sommatie van een advocaat. U betaalt eenmalig € 85 exclusief btw voor het hele buitengerechtelijke traject, verder geldt no cure no pay. Rente en incassokosten verhalen wij op de debiteur, en een procedure voeren wij in eigen huis. Dien uw incasso direct online in of bel 0412 629 151.
Veelgestelde vragen
Mag ik kosten rekenen voor een betalingsherinnering?
Bij een particulier niet. U moet eerst een kosteloze aanmaning sturen, en incassokosten zijn pas verschuldigd na een correcte 14-dagenbrief. Bij een bedrijf is bij een handelsovereenkomst minimaal € 40 aan incassokosten verschuldigd vanaf de dag na de uiterste betaaldatum, ook zonder aanmaning.
Hoeveel betalingsherinneringen moet ik sturen?
De wet schrijft geen aantal voor. Een gebruikelijke volgorde is één herinnering en daarna een schriftelijke aanmaning. Wacht na de herinnering niet te lang met de volgende stap, ook vanwege de verjaring.
Mag ik een betalingsherinnering per e-mail sturen?
Ja. Voor een herinnering gelden geen vormvereisten. Bewaar wel een kopie van de verzonden e-mail en eventuele reacties, zodat u later kunt aantonen wat u heeft gestuurd.
Wat als de klant zegt dat hij de factuur nooit heeft ontvangen?
Stuur de factuur dan opnieuw, met een nieuwe concrete betaaldatum. Controleer of het adres klopt. Stuur een kopie van de factuur voortaan standaard mee met de herinnering, zoals in onze voorbeeldtekst.
Is een betalingsherinnering hetzelfde als een 14-dagenbrief?
Nee. Een 14-dagenbrief moet aan strenge eisen voldoen: een termijn van 14 dagen vanaf de dag na ontvangst van de brief, de gevolgen van niet betalen en het bedrag aan incassokosten. Een vriendelijke herinnering zonder die onderdelen geldt niet als 14-dagenbrief.
Bron: Ondernemersplein, stappenplan klant betaalt factuur niet, Ondernemersplein, betalingstermijn, incassokosten en wettelijke rente, wetten.overheid.nl, Burgerlijk Wetboek Boek 6 (art. 6:82, 6:96, 6:119 en 6:119a) en wetten.overheid.nl, Burgerlijk Wetboek Boek 3 (art. 3:317).