Kort antwoord: Een ingebrekestelling is een schriftelijke aanmaning waarin u de debiteur een redelijke termijn geeft om alsnog na te komen, bijvoorbeeld om een factuur te betalen. Blijft betaling binnen die termijn uit, dan is de debiteur in verzuim (art. 6:82 BW). Een ingebrekestelling is niet nodig als een fatale termijn is verstreken of als een van de andere uitzonderingen van art. 6:83 BW geldt. Zorg altijd dat u kunt bewijzen dat de debiteur de brief heeft ontvangen.
Wat is een ingebrekestelling?
Met een ingebrekestelling maant u uw wederpartij schriftelijk aan om haar verplichting alsnog na te komen, binnen een laatste, redelijke termijn. Bij incasso gaat het meestal om het betalen van een factuur. Het doel is juridisch: de ingebrekestelling brengt de debiteur in verzuim. Dan is hij niet alleen te laat, maar ook aansprakelijk voor de gevolgen daarvan (art. 6:81 tot en met 6:83 BW).
Wanneer is de debiteur in verzuim?
De debiteur is in verzuim zolang de prestatie uitblijft nadat zij opeisbaar is geworden, mits aan art. 6:82 of 6:83 BW is voldaan (art. 6:81 BW). Er zijn twee routes.
Route 1: verzuim na een ingebrekestelling
Dit is de hoofdregel. Het verzuim treedt in als u de debiteur schriftelijk aanmaant, hem een redelijke termijn voor nakoming geeft en hij binnen die termijn niet nakomt (art. 6:82 lid 1 BW).
Route 2: verzuim zonder ingebrekestelling
In drie gevallen treedt het verzuim vanzelf in (art. 6:83 BW):
- Een fatale termijn is verstreken. Een voor de betaling bepaalde termijn is verlopen zonder dat de debiteur heeft betaald, tenzij de termijn een andere strekking had.
- De verplichting komt voort uit een onrechtmatige daad en wordt niet meteen nagekomen.
- De debiteur heeft laten weten dat hij niet zal nakomen.
Kan de debiteur tijdelijk niet nakomen of is aanmanen nutteloos, dan volstaat een schriftelijke aansprakelijkstelling (art. 6:82 lid 2 BW).
Is de betalingstermijn op uw factuur een fatale termijn?
Vaak wel, maar niet altijd. Is met de klant een uiterste betaaldatum afgesproken, dan geldt die in de regel als fatale termijn. De debiteur is dan in verzuim zodra die datum voorbij is. Of de termijn echt fataal is, hangt af van de afspraken in de offerte, de overeenkomst of uw algemene voorwaarden. Een termijn die u pas op de factuur zet, is niet altijd een afgesproken termijn.
Twijfelt u, stuur dan toch een ingebrekestelling. Tussen bedrijven is de vraag minder belangrijk voor de rente: de wettelijke handelsrente is verschuldigd vanaf de dag na de afgesproken uiterste betaaldatum. Is geen datum afgesproken, dan in de regel vanaf 30 dagen na ontvangst van de factuur (art. 6:119a BW). Lees meer over de betalingstermijn.
Aan welke eisen moet een ingebrekestelling voldoen?
- Schriftelijk. Een telefoongesprek is niet genoeg. Een e-mail kan als schriftelijk gelden, maar een brief is voor het bewijs veiliger.
- Duidelijk wat u verlangt. Noem het factuurnummer, de factuurdatum, het openstaande bedrag en de vervaldatum.
- Een redelijke termijn. De wet noemt geen vast aantal dagen. Ondernemersplein adviseert bij een aanmaning voor een onbetaalde factuur een termijn van 14 dagen.
- Aan de juiste partij en het juiste adres. Richt de brief aan uw contractpartij. Controleer bij een bedrijf het Handelsregister van de KVK.
- De gevolgen van niet betalen. Voor het verzuim is dit niet vereist, maar het maakt de brief duidelijker.
Is uw klant een particulier, volg dan de eisen van de 14-dagenbrief. Alleen daarna zijn incassokosten verschuldigd. U verstuurt die brief na het intreden van het verzuim, met een termijn van 14 dagen en met vermelding van de gevolgen en het bedrag aan incassokosten (art. 6:96 lid 6 BW). Volgens de Rechtspraak loopt de termijn vanaf de dag na ontvangst. Het bedrag berekent u met de rekenhulp wettelijke incassokosten.
Verschil met betalingsherinnering, aanmaning en 14-dagenbrief
| Brief | Doel | Juridisch gevolg |
|---|---|---|
| Betalingsherinnering | Vriendelijk wijzen op een openstaande factuur | Geen vormvereisten |
| Aanmaning | Dringend verzoek om binnen een termijn te betalen | De wet noemt de ingebrekestelling een schriftelijke aanmaning; de woorden worden vaak door elkaar gebruikt |
| Ingebrekestelling | Een laatste redelijke termijn geven | Na afloop van de termijn is de debiteur in verzuim (art. 6:82 BW). |
| 14-dagenbrief | Aanmaning aan een particulier, verplicht voor incassokosten | Pas na deze brief zijn buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd (art. 6:96 lid 6 BW). |
Een goed opgestelde aanmaning aan een bedrijf is meestal ook een ingebrekestelling. Lees ook hoe u als eerste stap een betalingsherinnering opstelt.
Wat zijn de gevolgen van verzuim?
- Wettelijke rente. Over een te laat betaald geldbedrag is de debiteur vanaf het verzuim de wettelijke rente verschuldigd (art. 6:119 BW). Tussen bedrijven geldt de wettelijke handelsrente (art. 6:119a BW). Lees meer over de wettelijke rente.
- Schadevergoeding. De debiteur moet de schade vergoeden die u door zijn tekortkoming lijdt, tenzij die hem niet kan worden toegerekend (art. 6:74 BW). Daaronder vallen ook redelijke kosten om buiten rechte betaling te krijgen: de buitengerechtelijke incassokosten (art. 6:96 lid 2 BW).
- Ontbinding. Schiet de wederpartij tekort en is nakoming nog mogelijk, dan kunt u een wederkerige overeenkomst pas ontbinden als zij in verzuim is (art. 6:265 BW). Dat kan met een schriftelijke verklaring (art. 6:267 BW). Een tekortkoming van geringe betekenis rechtvaardigt niet altijd ontbinding.
Bij een handelsovereenkomst tussen bedrijven is minimaal € 40 aan incassokosten verschuldigd vanaf de dag na de uiterste betaaldatum, zonder aanmaning (art. 6:96 lid 4 BW).
Hoe bewijst u dat de ingebrekestelling is ontvangen?
Een ingebrekestelling werkt pas als hij de debiteur heeft bereikt (art. 3:37 lid 3 BW). Betwist de debiteur de ontvangst, dan moet u die aantonen. Dat geldt ook voor het stuiten van de verjaring.
- Verstuur de brief aangetekend en daarnaast per gewone post en per e-mail.
- Bewaar een kopie van de brief, het verzendbewijs en de track and trace.
- Bewaar elke reactie van de debiteur. Daaruit blijkt dat hij de brief heeft ontvangen.
Weigert de debiteur de brief of haalt hij een aangetekende brief niet op, dan kan de brief onder omstandigheden toch als ontvangen gelden. Dat kan als hij de brief niet heeft ontvangen door zijn eigen handelen of door omstandigheden die hem aangaan (art. 3:37 lid 3 BW). Uiteindelijk beoordeelt de rechter dat.
Voorbeeldbrief ingebrekestelling
Hieronder staat onze voorbeeldbrief voor een zakelijke klant. Vul alles tussen vierkante haken in. Is uw klant een particulier, gebruik dan de voorbeeldbrief 14-dagenbrief. Uitleg bij deze brief vindt u bij de voorbeeldbrief ingebrekestelling voor bedrijven.
[Uw bedrijfsnaam]
[Straat en huisnummer]
[Postcode en plaats]
[Naam bedrijf debiteur]
T.a.v. [naam contactpersoon of crediteurenadministratie]
[Straat en huisnummer]
[Postcode en plaats]
[Plaats], [datum]
Betreft: ingebrekestelling factuur [factuurnummer]
Geachte heer, mevrouw,
Volgens onze administratie staat factuur [factuurnummer] van [factuurdatum] nog open. Het gaat om een bedrag van € [bedrag], dat uiterlijk op [vervaldatum] betaald had moeten zijn. Wij hebben nog geen betaling ontvangen.
Wij verzoeken en zo nodig sommeren u het bedrag van € [bedrag] binnen 14 dagen na de datum van deze brief over te maken op [IBAN] ten name van [naam rekeninghouder], onder vermelding van factuurnummer [factuurnummer].
Over het openstaande bedrag bent u de wettelijke handelsrente verschuldigd. Betaalt u niet binnen de gestelde termijn, dan geven wij de vordering zonder nadere aankondiging uit handen. U bent dan ook buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd van € [bedrag incassokosten].
Heeft u inmiddels betaald, dan kunt u deze brief als niet verzonden beschouwen. Is er een reden waarom u de factuur niet betaalt, laat ons dat dan binnen dezelfde termijn schriftelijk weten.
Met vriendelijke groet,
[Naam]
[Uw bedrijfsnaam]
Betaalt de debiteur na de ingebrekestelling nog steeds niet?
Dan kunt u de vordering uit handen geven. Bij Lievekamp Incasso ontvangt de debiteur een sommatie van een advocaat. U betaalt eenmalig € 85 exclusief btw voor het hele buitengerechtelijke traject, verder geldt no cure no pay. Rente en incassokosten verhalen wij op de debiteur. Is een procedure nodig, dan voeren wij die in eigen huis. Dien uw incasso direct online in, lees meer over onze werkwijze of bel 0412 629 151. Meer over de procedure leest u bij gerechtelijke incasso.
Veelgestelde vragen
Moet een ingebrekestelling aangetekend worden verstuurd?
Nee, de wet eist alleen dat de ingebrekestelling schriftelijk is. Aangetekend versturen helpt wel bij het bewijs dat de brief is verstuurd en ontvangen. Een e-mail kan ook als schriftelijk gelden, maar daarbij is de ontvangst lastiger te bewijzen.
Hoe lang moet de termijn in een ingebrekestelling zijn?
De termijn moet redelijk zijn. De wet noemt geen vast aantal dagen. Wilt u bij een particulier incassokosten rekenen, dan geldt een termijn van 14 dagen vanaf de dag na ontvangst van de brief. Gebruik daarvoor de formulering uit onze voorbeeldbrief 14-dagenbrief.
Is een ingebrekestelling nodig als de betalingstermijn al is verstreken?
Niet als die termijn een fatale termijn is. Dan is de debiteur in verzuim zodra de termijn voorbij is (art. 6:83 BW). Of de termijn fataal is, hangt af van de afspraken. Twijfelt u, stuur dan toch een ingebrekestelling.
Stuit een ingebrekestelling de verjaring?
Ja. Een schriftelijke aanmaning stuit de verjaring van de vordering (art. 3:317 BW). Er begint dan een nieuwe verjaringstermijn. Dat werkt alleen als u kunt aantonen dat de debiteur de brief heeft ontvangen.
Wat als de debiteur reageert met een verweer?
Neem het verweer serieus en reageer schriftelijk. Een debiteur kan soms zijn betaling uitstellen als u zelf tekortschiet, of een tegenvordering verrekenen. Lees meer over opschorting en verrekening.
Bron: wetten.overheid.nl, Burgerlijk Wetboek Boek 6 (art. 6:74, 6:81 tot en met 6:83, 6:96, 6:119, 6:119a, 6:265 en 6:267), wetten.overheid.nl, Burgerlijk Wetboek Boek 3 (art. 3:37 en 3:317), Ondernemersplein, stappenplan klant betaalt factuur niet en rechtspraak.nl, aanbeveling over de 14-dagenbrief.