Stap 1: controleer de factuur en de afspraken
Kijk eerst of alles klopt. Is de factuur naar het juiste adres gestuurd? Staan het bedrag, de omschrijving en de vervaldatum er goed op? En is de betalingstermijn echt verstreken? Een fout in de factuur is voor een klant een makkelijke reden om niet te betalen.
Stap 2: stuur een herinnering of bel
Vaak is een factuur gewoon vergeten of kwijtgeraakt. Een vriendelijke herinnering of een telefoontje is dan genoeg. Vraag of de factuur is ontvangen en of er iets niet klopt. Zo hoort u ook meteen of de klant een reden heeft om niet te betalen.
Stap 3: stuur een schriftelijke aanmaning
Komt er geen betaling, stuur dan een schriftelijke aanmaning, ook wel ingebrekestelling genoemd. Daarin geeft u de klant een laatste termijn om te betalen en kondigt u aan wat er gebeurt als hij dat niet doet.
- Is uw klant een particulier, dan moet deze aanmaning aan strenge wettelijke eisen voldoen: de 14-dagenbrief. Zonder correcte 14-dagenbrief kunt u geen incassokosten in rekening brengen.
- Is uw klant een bedrijf, dan gelden minder strenge regels. Een duidelijke schriftelijke aanmaning is wel verstandig.
Gebruik onze gratis voorbeeldbrief voor een aanmaning. Daar staat ook precies waar een 14-dagenbrief aan moet voldoen.
Stap 4: geef de vordering uit handen
Is de termijn uit de aanmaning verstreken zonder betaling, dan is het tijd om de vordering uit handen te geven. Bij Lievekamp Incasso ontvangt de debiteur een juridisch onderbouwde sommatie van een advocaat. Wij leggen uit waarom gevoerde verweren niet zullen kunnen slagen en zoeken eerst betaling zonder rechter. Rente en incassokosten verhalen wij op de debiteur.
Een losse opdracht kost eenmalig € 85 exclusief btw, verder no cure no pay. Dien uw incasso direct online in of lees meer over onze werkwijze.
Stap 5: zo nodig naar de rechter
Betaalt de debiteur ook dan niet, dan kan betaling worden afgedwongen via de rechter. De debiteur wordt gedagvaard. Bij vorderingen tot € 25.000 behandelt de kantonrechter de zaak, daarboven is een advocaat verplicht. Na het vonnis kan de deurwaarder beslag leggen, bijvoorbeeld op de bankrekening of het loon. Lees meer in De dagvaarding en Het conservatoir beslag.
Welke kosten mag u rekenen?
Wie te laat betaalt, is naast de factuur vaak ook rente en buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd. Voor de incassokosten geldt een wettelijke staffel, met een minimum van € 40. Op de pagina kosten incassotraject rekent u het bedrag direct uit.
Let op de verjaring
Wacht niet te lang. Een vordering verjaart in de regel na vijf jaar. Bij verkoop aan een consument is dat al na twee jaar. Met een schriftelijke aanmaning stuit u de verjaring, maar alleen als u kunt aantonen dat de debiteur hem heeft ontvangen. Meer hierover leest u in onze blog De verjaring.
Als de debiteur een reden geeft om niet te betalen
Soms zegt de klant dat het werk niet goed is, dat er iets te verrekenen valt of dat hij de factuur nooit heeft gehad. Neem dat serieus en reageer schriftelijk. Of een beroep op opschorting of verrekening terecht is, hangt af van de situatie. Twijfelt u, bel ons dan op 0412 629 151.
Is de debiteur failliet?
Dan heeft incasso in de regel geen zin meer. U kunt uw vordering dan indienen bij de curator. Die beoordeelt welke schuldeisers wat ontvangen uit de opbrengst van het faillissement.
Veelgestelde vragen
Wanneer schakel ik een incassobureau of incasso advocaat in?
Als de debiteur ook na een herinnering en een schriftelijke aanmaning niet betaalt. Wacht daar niet te lang mee: hoe ouder een vordering, hoe lastiger het vaak wordt om hem te innen.
Mag ik incassokosten rekenen bij een particulier?
Ja, maar alleen als u eerst een correcte 14-dagenbrief heeft gestuurd en de klant ook binnen die termijn niet heeft betaald. De hoogte volgt uit de wettelijke staffel.
Wanneer verjaart een onbetaalde factuur?
In de regel na vijf jaar. Bij verkoop aan een consument al na twee jaar. Een schriftelijke aanmaning die de debiteur aantoonbaar heeft ontvangen, stuit de verjaring.
Wat kost het als ik de factuur uit handen geef?
Bij Lievekamp Incasso kost een losse opdracht eenmalig € 85 exclusief btw. Daarmee is het volledige buitengerechtelijke traject gedekt, verder geldt no cure no pay.